Toewijding aan gegevensbescherming en privacy
ROVENSA, S.A. voldoet aan alle geldende EU- en nationale regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, privacy en informatiebeveiliging.
ROVENSA, S.A. implementeert een systeem voor de bescherming van persoonsgegevens en een informatiebeveiligingssysteem om te zorgen voor naleving van de regelgeving en het aantonen van institutionele verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging, en implementeert alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen, beide om te voldoen aan het algemene wettelijke bestel van de huidige Gegevensbeschermingswet en om te voldoen aan het bijzondere wettelijke bestel van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die van toepassing is vanaf 25 mei 2018.
Voor verduidelijking of aanvullende informatie, of om rechten op dit gebied uit te oefenen, kunt u via e-mail contact opnemen met het ROVENSA, S.A. Bureau voor gegevensbescherming via dataprotection@rovensa.com
Definities
“Persoonlijke gegevens”
‘Persoonsgegevens’: informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’); een identificeerbare persoon is een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator. Persoonlijke identificatoren kunnen bijvoorbeeld een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, identificatoren met elektronische middelen of een of meer specifieke elementen van de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon zijn.
“Verwerking van Persoonsgegevens”
‘Verwerking’: een bewerking of een geheel van bewerkingen uitgevoerd op persoonsgegevens of op verzamelingen van persoonsgegevens op geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde wijze, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaarmaking door verzending, verspreiding of enige andere vorm van openbaarmaking, vergelijking of onderlinge verbinding, beperking, verwijdering of vernietiging.
“Cookies”
‘Cookies’ zijn kleine tekstbestanden met relevant geachte informatie die de apparaten die worden gebruikt voor toegang (computers, mobiele telefoons of draagbare mobiele apparaten) downloaden via de browser, wanneer een website wordt bezocht door de Klant of Gebruiker.
Gegevensbeheerder
ROVENSA, S.A., met hoofdkantoor in Edificio Lumnia, R. Centieira 61 5B, 1800-056 Lisboa, Portugal, ingeschreven bij het handelsregister van Lissabon onder nummer 503463060 en rechtspersoon nr. 514194910 met een aandelenkapitaal van €232.200.591,00, hierna ROVENSA, S.A. genoemd, is de entiteit die verantwoordelijk is voor de websites www.rovensa.com en voor de geautomatiseerde applicaties, hierna kanalen of applicaties genoemd, waarmee Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten op elk moment op afstand toegang hebben tot de diensten en producten van de Agrobusiness, die via hen worden gepresenteerd, op de markt gebracht of geleverd.
Het gebruik van kanalen of applicaties door een Gebruiker, Afnemer van diensten of Klant kan de uitvoering van verwerkingen van persoonsgegevens met zich meebrengen, waarvan de bescherming, privacy en beveiliging door ROVENSA, S.A., als de entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking ervan, in overeenstemming is met de voorwaarden van dit gegevensbeschermings- en privacybeleid.
Contactgegevens gegevensbeheerder
Als u contact wenst op te nemen met het Bureau voor gegevensbescherming van ROVENSA, S.A. kunt u een e-mail sturen naar dataprotection@rovensa.com. Omschrijf in het bericht het onderwerp van het verzoek en vermeldt daarbij een e-mailadres, telefoonnummer of een postadres.
Voor elk ander doel kunnen de volgende algemene contactgegevens van ROVENSA, S.A. worden gebruikt:
- Postadres: Edificio Lumnia, R. Centieira 61 5B, 1800-056
- E-mail: info@rovensa.com
- Algemeen telefoonnummer: +351 213 222 750
Verzameling en verwerking van persoonsgegevens
ROVENSA, S.A. verwerkt de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om de openbaarmaking van informatie en de werking van haar kanalen te waarborgen, in overeenstemming met het gebruik dat wordt gemaakt door Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten, ongeacht of deze worden verstrekt door Gebruikers of Afnemers van diensten om verzoeken te registreren of informatie te verkrijgen, of informatie verstrekt door Klanten om zich op die kanalen te abonneren, of informatie die voortvloeit uit het gebruik van de diensten die ROVENSA, S.A. via hen levert, zoals toegang, raadpleging, instructies, transacties en andere documenten met betrekking tot hun gebruik.
In het bijzonder kan het gebruik of de activering van bepaalde kanaalfunctionaliteiten de verwerking inhouden van een aantal directe of indirecte persoonlijke identificatoren, zoals naam, adres, contactgegevens, apparaatadressen of geografische locatie, op voorwaarde dat daartoe de uitdrukkelijke toestemming van de Gebruiker, Afnemer van diensten of Gebruiker/Klant is gegeven.
In alle gevallen zullen Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten altijd worden geïnformeerd over de noodzaak om toegang te krijgen tot dergelijke gegevens voor het gebruik van de functionaliteiten van de betreffende kanalen.
De door ROVENSA, S.A. verzamelde persoonsgegevens worden elektronisch verwerkt, in sommige gevallen op geautomatiseerde wijze, inclusief bestandsverwerking of profieldefinitie en in het kader van precontractueel, contractueel of postcontractueel relatiebeheer met Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten, in overeenstemming met de huidige nationale en communautaire regelgeving.
Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
De categorieën of soorten persoonsgegevens van Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten die worden verwerkt zijn naam, achternaam, geboortedatum, adres, postcode, land, vast nummer, mobiel nummer, e-mail, belastingnummer of identificatiedocumentnummer (niet verplicht).
Juridische principes
Alle gegevensverwerkingsoperaties voldoen aan de fundamentele wettelijke principes op het gebied van gegevensbescherming en privacy, in het bijzonder met betrekking tot hun verspreiding, rechtmatigheid, betrouwbaarheid, transparantie, doel, minimalisering, bewaring, nauwkeurigheid, integriteit en vertrouwelijkheid, en ROVENSA, S.A. is bereid om haar verantwoordelijkheid te tonen aan de betrokkene of een derde partij die een legitiem belang heeft in deze kwestie.
Legitieme gronden
Alle gegevensverwerkingen worden uitgevoerd door ROVENSA, S.A. op legitieme gronden, met name omdat de betrokkene zijn/haar toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, of omdat de verwerking noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor precontractuele afspraken op verzoek van de betrokkene, of omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen, of omdat de verwerking noodzakelijk is voor de legitieme belangen die worden nagestreefd door ROVENSA, S.A. of door derden.
Doel van verwerking
Alle persoonlijke gegevens die worden verwerkt binnen de kanalen van ROVENSA, S.A. zijn uitsluitend bedoeld voor het verstrekken van informatie aan Gebruikers, het beheer van de persoonlijke informatie van Afnemers van diensten die noodzakelijk wordt geacht voor het beheer van de relatie of communicatie, evenals het verstrekken van de diensten gecontracteerd door Klanten en, in het algemeen, het beheer van de precontractuele, contractuele of postcontractuele relatie met Gebruikers of Klanten.
De verzamelde persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt voor statistische doeleinden, voor informatieverstrekking of promotionele activiteiten, en voor commerciële of marketingactiviteiten, met name om acties te promoten om nieuwe functionaliteiten of nieuwe producten en diensten uit te dragen, door middel van directe communicatie, hetzij per correspondentie, of via e-mail, berichten of telefoontjes of enige andere elektronische communicatiedienst. Op voorwaarde dat de voorafgaande informatie en het verzamelen van de uitdrukkelijke toestemming voor deze laatste doeleinden altijd verzekerd zijn, kunnen Gebruikers of Klanten op elk moment hun recht van bezwaar uitoefenen tegen het gebruik van hun persoonlijke gegevens voor andere doeleinden die het beheer van de contractuele relatie extrapoleren, namelijk voor marketingdoeleinden, voor het verzenden van informatieve communicatie of voor opname in lijsten of informatiediensten, en dient hiervoor een schriftelijk verzoek te richten aan het ROVENSA, S.A. Bureau voor gegegevensbescherming, in overeenstemming met de hieronder aangegeven procedures.
Gegevensopslagperiodes
Persoonlijke gegevens worden alleen bewaard voor de periode die nodig is voor de doeleinden die hebben geleid tot hun verzameling of daaropvolgende verwerking, en de naleving van alle van toepassing zijnde wettelijke regels voor archivering is gewaarborgd.
Gebruik van cookies
ROVENSA, S.A. kan mogelijk twee brede categorieën cookies gebruiken: cookies op het gebied van online websites en cookies in het kader van directe elektronische communicatiekanalen. In beide categorieën kunnen ze door Gebruikers of Klanten worden uitgeschakeld.
ROVENSA, S.A. gebruikt cookies op haar websites om de prestaties en browse-ervaring van Gebruikers en Klanten te verbeteren. Enerzijds om de snelheid en efficiëntie van de reactie te verhogen en anderzijds om te voorkomen dat herhaaldelijk dezelfde informatie moeten worden ingevoerd.
Het gebruik van cookies helpt websites om de apparaten van Gebruikers en Klanten te herkennen bij hun volgende bezoek, en is in sommige gevallen ook essentieel voor hun werking. De cookies die door ROVENSA, S.A. in al haar kanalen worden gebruikt, verzamelen geen persoonlijke informatie die de identificatie van Gebruikers of Klanten mogelijk maakt, en houden alleen generieke informatie bij, namelijk de vorm of geografische locatie van toegang en de manier waarop ze de kanalen gebruiken, te midden van anderen. De cookies bewaren alleen informatie met betrekking tot de voorkeuren van Gebruikers en Klanten, en er worden geen persoonlijke identificatiegegevens geregistreerd.
Gebruikers, Afnemers van diensten en Klanten kunnen op elk moment, via de computerapplicatie die ze gebruiken om op internet te navigeren (‘browser’), de beslissing nemen om op de hoogte te worden gesteld van de ontvangst van cookies, alsook de mogelijkheid toegang van cookies tot hun systeem te blokkeren.
Afhankelijk van de beoogde doeleinden kan ROVENSA, S.A., indien van toepassing, drie verschillende soorten cookies gebruiken, volgens de volgende specificaties:
- (i) essentiële cookies – sommige cookies zijn essentieel voor toegang tot specifieke delen van online kanalen, die het browsen en het gebruik van applicaties mogelijk maken, zoals toegang tot beveiligde delen van de sites, door Gebruikersregistratie – zonder deze cookies kunnen diensten die dit vereisen niet worden verstrekt;
- (ii) functionaliteitscookies – functionaliteitscookies zorgen ervoor dat de browservoorkeuren van Gebruikers worden onthouden, waardoor het niet nodig is om ze voor elk bezoek opnieuw te configureren en aan te passen;
- (iii) analytische cookies – deze cookies worden gebruikt om te analyseren hoe Gebruikers websites gebruiken, om artikelen of services te markeren die interessant kunnen zijn voor Gebruikers, om de prestaties van de site te volgen en om de meest populaire pagina’s te identificeren. Verder hebben deze cookies als doel te analyseren wat de meest effectieve manier is om pagina’s te linken, of om te bepalen waarom sommige pagina’s foutmeldingen ontvangen – deze cookies worden alleen gebruikt voor statistische analyse en creatie, zonder ooit informatie van persoonlijke aard te verzamelen.
Voor deze doeleinden kan ROVENSA, S.A. Gebruikers of Klanten een hoogwaardige ervaring bieden door informatie en aanbiedingen te personaliseren en eventuele problemen die zich tijdens het gebruik kunnen voordoen, te identificeren of te corrigeren.
Wat het type geldigheid betreft, zijn er twee soorten cookies:
- (i) permanente cookies – zijn cookies die worden opgeslagen op apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot kanalen (computers, mobiele telefoons, enz.) op het niveau van de computerapplicatie die wordt gebruikt om op internet te surfen (‘browser’), en worden gebruikt wanneer Gebruikers of Klanten – elk kanaal opnieuw bezoeken – over het algemeen worden ze gebruikt om het browsen te sturen op basis van de interesses van de Gebruiker of de Klant, waardoor ROVENSA, S.A. een meer gepersonaliseerde service kan bieden;
- (ii) sessiecookies – dit zijn tijdelijke cookies die worden gegenereerd en alleen beschikbaar zijn tot het einde van de sessie, aangezien de volgende keer dat de Klant/Gebruiker zijn browser opent, deze cookies niet langer zullen zijn opgeslagen – met de verkregen informatie kunnen sessies worden beheerd, problemen worden geïdentificeerd en een betere browse-ervaring worden geboden.
Gebruikers en Klanten kunnen op elk moment sommige of alle cookies uitschakelen – ze moeten de instructies volgen die beschikbaar zijn in elk van de computersoftwareapplicaties die worden gebruikt om op internet te surfen (‘browsers’). Het uitschakelen van cookies kan echter leiden tot het verlies van toegang tot sommige functies van de site.
ROVENSA, S.A. kan in het kader van directe elektronische communicatiekanalen ook cookies gebruiken bij het openen van de verschillende verzonden elektronische communicatie, zoals nieuwsbrieven en e-mail, voor statistische doeleinden – om te constateren of dergelijke communicatie is geopend en om klikken via links of advertenties in die communicatie te monitoren.
Ook in deze categorie cookies hebben Gebruikers en Klanten altijd de mogelijkheid om het verzenden van elektronische communicatie uit te schakelen via de specifieke optie in de voettekst ervan.
Communicatie van gegevens aan andere entiteiten
De openbaarmaking van informatie of de levering van diensten door ROVENSA, S.A. aan zijn Gebruikers of Klanten via de kanalen kan mogelijk het gebruik inhouden van diensten van derden in onderaanneming, waaronder entiteiten met hoofdkantoor buiten de Europese Unie, om bepaalde diensten te verlenen, die mogelijk impliceren dat deze entiteiten toegang hebben tot de persoonsgegevens van Gebruikers of Klanten.
In deze omstandigheden en wanneer nodig, zal ROVENSA, S.A. alleen een beroep doen op onderaannemers die voldoende garanties bieden voor de uitvoering van adequate technische en organisatorische maatregelen op een manier dat de verwerking voldoet aan de vereisten van de geldende normen. Dergelijke garanties worden geformaliseerd in een ondertekende overeenkomst tussen ROVENSA, S.A. en elk van deze derden.
Ontvangers van gegevens
Behalve in het kader van de naleving van wettelijke verplichtingen, zullen er in geen geval persoonlijke gegevens van Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten worden gecommuniceerd aan derden die geen onderaannemers of legitieme ontvangers zijn, en er zal ook geen andere communicatie plaatsvinden voor andere doeleinden dan hierboven vermeld.
Internationale gegevensoverdrachten
Elke doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie zal alleen worden uitgevoerd in het kader van nakoming van wettelijke of gegarandeerde verplichtingen, in overeenstemming met geldende communautaire en nationale wettelijke regels in dit verband.
Veiligheidsmaatregelen
Rekening houdend met de meest geavanceerde technieken, de applicatiekosten en de aard, reikwijdte, context en doeleinden van de verwerking, evenals de risico’s, waarschijnlijkheid en variabele ernst, voor Gebruikers of Klanten, ROVENSA, S.A. en alle entiteiten in onderaanneming, passen de adequate technische en organisatorische maatregelen toe om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
Daartoe worden een aantal beveiligingsmaatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde openbaarmaking, verlies, misbruik, wijziging, verwerking of toegang, alsook tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Het is de exclusieve verantwoordelijkheid van Gebruikers, Afnemers van diensten of Klanten om de toegangscodes geheim te houden, ze niet te delen met derden, en in het specifieke geval van de computerapplicaties die worden gebruikt om toegang te krijgen tot de kanalen, om de toegangsapparaten in een staat van veiligheid te onderhouden en de veiligheidsrichtlijnen aanbevolen door fabrikanten en/of operators op te volgen, in het bijzonder met betrekking tot de installatie en het updaten van de nodige beveiligingsapplicaties, waaronder antivirusapplicaties.
Gezien de noodzaak om diensten uit te besteden aan derden die mogelijk toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van Gebruikers of Klanten, zullen de onderaannemers van ROVENSA, S.A. verplicht worden om beveiligingsmaatregelen, protocollen op organisatieniveau en technische kenmerken vast te stellen die nodig zijn om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te beschermen, evenals om ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging van persoonsgegevens te voorkomen.
Uitoefening van rechten door betrokkenen van persoonsgegevens
Als betrokkenen van persoonlijke gegevens kunnen de Gebruikers en Klanten van ROVENSA, S.A. op elk moment hun gegevensbeschermings- en privacyrechten uitoefenen, met name de rechten op toegang, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking of bezwaar tegen verwerking, onder de voorwaarden en beperkingen uiteengezet in de geldende standaarden.
Elk verzoek tot uitoefening van gegevensbeschermings- en privacyrechten moet door de betrokkene schriftelijk worden gericht aan het Bureau voor gegevensbescherming, volgens de hieronder beschreven procedure en contactgegevens.
Klachten of suggesties en melding van incidenten
Gebruikers en Klanten van ROVENSA, S.A. hebben het recht om een klacht in te dienen door een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten voor gegevensbescherming. De Gebruikers en Klanten van ROVENSA, S.A. kunnen ook suggesties doen door middel van het sturen van een e-mail naar het Bureau voor gegevensbescherming.
Medling van incidenten
ROVENSA, S.A. heeft een incidentbeheersysteem geïmplementeerd in het kader van gegevensbescherming, privacy en informatiebeveiliging.
Elke Gebruiker of Klant die melding wil maken van het voordoen van een situatie van schending van persoonsgegevens, per ongeluk of onwettig, de ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of toegang tot verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens veroorzaakt, kan contact opnemen met het Bureau voor gegevensbescherming of gebruik maken van de hierboven beschreven algemene contactgegevens van ROVENSA, S.A.
Wijziging van het privacybeleid
Om ervoor te zorgen dat het wordt bijgewerkt, ontwikkeld en continu verbeterd, kan ROVENSA, S.A. op elk moment alle wijzigingen aanbrengen die passend of noodzakelijk worden geacht aan dit gegevensbeschermings- en privacybeleid. De publicatie hiervan via de verschillende kanalen is verzekerd om transparantie en informatie aan Gebruikers en Klanten te garanderen.
Uitdrukkelijke toestemming en acceptatie
De voorwaarden van het gegevensbeschermings- en privacybeleid vormen een aanvulling op de voorwaarden en bepalingen met betrekking tot persoonsgegevens die worden verstrekt in de algemene gebruiksvoorwaarden van de kanalen van ROVENSA, S.A.
De vrije, specifieke en geïnformeerde openbaarmaking van persoonlijke gegevens door de betrokkene impliceert de kennis en acceptatie van de voorwaarden van dit beleid, aangezien Gebruikers, Afnemers van diensten en Klanten, door gebruik te maken van de kanalen of door hun persoonlijke gegevens ter beschikking te stellen, uitdrukkelijk toestemming geven voor verwerking, in overeenstemming met de regels die zijn gedefinieerd in elk van de van toepassing zijnde kanalen of verzamelinstrumenten.
Bureau voor gegevensbescherming
Voor de uitoefening van elke vorm van gegevensbescherming en privacyrechten of voor elk onderwerp met betrekking tot gegevensbescherming, privacy en informatiebeveiliging, kunnen Gebruikers, Afnemers van diensten en Klanten van ROVENSA, S.A. contact opnemen met het Bureau voor gegevensbescherming via e-mail dataprotection@rovensa.com met een beschrijving van het onderwerp van het verzoek en een e-mailadres, een telefoonnummer of een postadres voor antwoord.
